회사에서 사용하는 문서의 종류 / ① 기안서와 품의서의 차이

문서가 필요한 이유

 

데스크 업무에서는 많은 문서(서류)가 오고 갑니다.

직접 전화로 전달하거나 메신저, 메일로 이야기해도 되지만

문서로 전달하는 이유는 무엇일까요? 

 

회사에서 하는 일(business)은 사업, 즉 돈을 버는 일입니다. 

사전적 의미로는 어떤 일을 일정한 목적과 계획을 가지고 짜임새 있게 지속적으로 경영함 이라고 되어있네요.

문장에 답이 있습니다 사업은 목적과 계획, 짜임새, 지속성이 있어야 합니다.

그렇기 때문에 조직의 언어는 대화가 아닌 문자이며, 문자를  짜임새있게 만들어 지속적으로 보관해야할 필요성이 있습니다.

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문서의 종류

 

어떤 부서에서 일하든지 공통적으로 사용하거나 알아야하는 문서들의 목록을 정리해보면

• 기안서
• 품의서
• 업무협조
• 업무기획서
• 업무제안서
• 업무보고서
• 연차신청서
• 결근사유서
• 교육수강신청서
• 교육결과보고서
• 휴직서
• 출장신청서
• 출장결과보고서
• (출장)정산내역서
• 지출결의서
• 지급결의서 

 

이중에서 제가 가장 좋아하는 것은 연차신청서...

 

 

대략 이정도가 되겠네요

각 문서폼은 회사마다 상이하기 때문에 회사에서 사용중인 폼에 따라 작성하시면 됩니다.

대부분 서류들의 제목만 봐도 어떠한 경우에 사용하는지 어느정도 예측이 가능한데요,

기안서와 품의서는 정확히 어떤 서류인지 사회초년생이라면 당황할 수 밖에 없습니다.

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기안서와 품의서의 차이점

 

기안서 : 기업활동 중 어떤 사항의 문제해결을 위해 해결 방안을 작성하여 결재권자에게 의사결정을 요청하는 문서

품의서 : 품의서란 어떠한 일의 집행을 시행하기에 앞서 결재권자에게 특정한 사안을 승인해 줄 것을 요청하는 문서

 

기안서와 품의서는 얼핏보면 비슷한 것으로 보입니다.

하지만 정의를 자세히 읽어보면 차이점을 눈치 챌 수 있습니다.

 

기안서는 안건이나 기획을 제시(작성)하여 결재권자(상사)에게 허락을 받는 절차입니다. 

품의서는 기안서 이후 단계입니다.

앞서 제출한 기안을 근거로 구체적인 사항에 대한 내용을 작성하는 문서가 품의서 입니다.

문서폼을 확인해보시면 품의서는 보통 사업비용등 자금집행에 대한 내용으로 (수량, 단가, 금액)

간결하게 작성되어있음을 확인하실 수 있습니다. 

 

비슷한 개념의 문서이기 때문에 두개를 분리하지 않고

기안서 안에 [아래와 같이 품의하오니 결재부탁드립니다.] 라는 식으로

기안서에 품의서 내용을 같이 기재하는 경우도 있습니다.  

 

모든 서류의 폼은 회사마다 조금씩 다르기 때문에 이전 작업자의 작성 서류를 참고로 작성하시는 것이

업무상 실수를 줄이는 가장 현명한 방법입니다 :)

 

다음 포스팅은 기안서 품의서 다음으로 헷갈리는 기획서와 제안서에 대해 이야기 해보겠습니다 

 

 

정보출처 : 예스폼 서식사전 (https://terms.naver.com/list.naver?cid=42279&categoryId=42279) 

예스폼 서식사전 : 네이버 지식백과