이메일 잘 쓰는 법 / 이메일 작성형식 / 유퀴즈 문서의 신3

유퀴즈 문서의 신 시리즈 문저삭성요령- 3. 이메일편입니다.

워낙 도움이되는 얘길 많이 해주셔서
부득이하게 3편으로 나눠서 포스팅합니다.

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▼지난번 포스팅 보러가기
1. 문서작성 방법
https://coworker.tistory.com/29

문서작성 방법 / 유퀴즈 문서의 신 / 보고서 서식 / 보고서 양식

2. 보고서 작성방법
https://coworker.tistory.com/34

보고서 작성 방법 / 보고서 반려사유 /시말서 쓰는 법 /유퀴즈 문서의 신2

 

이메일은 업무의 필수가된지 오래입니다.
E-mail, 컴퓨터 통신망을 이용하여 편지나 여러가지 정보를 주고받는 방법입니다.

우리 모두 초등학교시절 이미 편지의 형식에 대해 배운적이 있습니다.
편지의 형식과 구조는 대략 이렇습니다.
받을사람 - 첫인사 - 전하고 싶은 말 - 끝인사 - 쓴날짜, 쓴사람

그런데 정작 이메일의 형식이나 예절에 대해서는 알려준 적이 없어요.
(컴퓨터가 필수인 세대이니 요즘 학생들은 배울지도 모르겠네요..)

전 청와대 행정관 출신 백승권 자기님 曰,

이메일은 문서의 성격과 편지의 성격 둘다 가지고 있다!

이게 무슨 소리냐하면,
너무 편지같아도 안되고 너무 문서같아도 안된다고 합니다.

두가지 요소를 합쳐서..!
어렵죠..어려워
(유느님 표정 = 나)

 

 

사무적이지 않지만 사적이지도 않은 대화.
처음보는 사람과 캐주얼한 대화를 한다고 생각해보세요.
무엇으로 시작해야할까요?

 

 

 

 

 

바로 날씨죠.

날씨나 계절 얘기로 자연스럽게 시작한 후,
메일을 보낸 목적을 길지않게 서술해주시면 됩니다.


저같은 경우 업무용 메일에는
1) 제목에 메일의 목적을 분명히 명시하고
ex) 8월 n일 마케팅 전략 회의 스케줄 변경의 건

2) 신분을 먼저 밝히고
안녕하세요 00회사의 XX담당자 정**대리입니다.

3) 아주 가벼운 인사(2줄이하!)
코로나로 힘겨운 요즘입니다.
편안한 주말 보내셨는지요,

4) 바~로 본문으로 들어갑니다.

마케팅 전략회의 스케줄 변경 관련 내용 공유드립니다.

8월 n일 예정되어있었던 ~

5) 그리고 역시 짧게 인사하고 끝!입니다.
감사합니다.

저는 보통 감사합니다로 끝냅니다.
즐거운 하루 보내시길 바랍니다, 남은 오후 기분 좋게 보내세요:)
같은 인사는..왠지 업무이야기와 어울리지않아☆

우리모두 회사에 있을 땐 이런 기분이니까요  

 

 

집에 가고싶어지기 전에

정말 중요한

이메일 작성시 주의사항! 입니다.

 

1. 보내는 사람 이름과 이메일 주소확인하기

업무메일을 보낼때는 보내는 사람=나의 이름이 

어떻게 설정되어있는지 꼭 체크해주세요.

 

이런 실수를 피하기 위해서는

메일주소는 개인용과 회사이메일을 분리해서 사용하는 것이 좋습니다.

편리하다는 이유로 네이버나 다음에서 사용하던 메일주소를

그대로 업무에 사용하는 분들이 종종 있습니다.

비즈니스 할때는 피하시는 것이 좋습니다. 

 

또하나의 팁! 업무용으로 이메일을 만들때는

이메일 주소에 본인 이름을 활용하는 것이 가장 깔끔합니다.

KBS 기자식 이메일 짓기

잊을수 없는 메일주소로 기억되고 싶다면

KBS 기자st의 이메일주소도 괜찮을거 같습니다만... 

 

 

 

2. 수신과 참조

수신(to:) 메일을 받을 사람

참조(cc:) 수신자 이외에 이 내용을 공유할 사람

참조의 예

위의 이미지를 기준으로 브레이브걸스 자기님이 수신자입니다. 

이 내용을 함께 보았으면 하는 수신자 외의 분들을 참조에 주소를 넣었네요.

 

수신과 참조 외에 숨은 참조(bcc:)도 있지요?

숨은참조는 이 메일을 공유하는(참조자) 사람들을

받는 사람에게 비밀로 하고 싶을 때! 사용합니다.

 

숨은 참조 예

이메일 주소 또한 개인정보이므로

개인정보보호 차원에서 숨은참조에 넣어 보내기도 합니다.

 

 

3. 첨부파일 반드시 확인하기

유퀴즈에는 나오지 않았지만 메일발송전

한번더 체크할 가장 중요한 또하나의 요소!

첨부파일입니다.

보내면 안될 문서를 첨부하거나

최종버전이 아닌 이미지를 첨부하거나

첨부파일을 누락하고 발송하는 실수는 업무를 하다보면

정말 많습니다.

 

메일발송전 한번더 첨부파일을 확인해주세요!